Планування у світі пандемії. Частина 1

–Бенджамін Франклін

Давайте поговоримо про планування—настільки очевидне у минулому і таке життєво важливе зараз.

На мою думку, планування має вирішальне значення для будь-якої справи:

• Поїздка у відпустку
• Презентація в офісі
• Навіть просто купівля їжі на тиждень у супермаркеті 🙂

Усі наведені вище приклади можуть провалитися без попередньої підготовки.

Давним давно, коли ми працювали в офісах, менеджери могли зібрати всю команду в одній  кімнаті для переговорів і скорегувати поточний план. У наш час зросла ціна помилок на будь-якому етапі, особливо під час планування, вона може вплинути на бізнес загалом і зрештою його зруйнувати. Менеджери та члени команди тепер уважніші до деталей, ніж будь-коли.

Коли рік тому наші команди доволі швидко перейшли на дистанційний режим роботи, налаштовані процеси були цілком готові відповісти навіть на такі виклики, як співпраця на відстані великих команд.

Сьогодні я розповім про найкращі власні методи планування, які допомогли моїм командам підвищити ефективність, зосередившись на життєво важливих питаннях.

Хоча ми не перебуваємо в офісі, ми маємо поважати своїх колег і співробітників. Правила ніхто не відміняв—вони просто еволюціонували. Скажемо відверто: важко почути всіх одночасно. Ще важче, коли ви розмовляєте через Skype, Teams, Zoom, тощо.

Найперше правило полягає в тому, щоб ставитися з симпатією та повагою до тих, хто прийшов на зустріч, тому вмикайте камери. Це гарне базове правило участі. Добре, але що далі?

Люди не слухатимуть, поки ви обговорюєте те, що не стосується їхньої роботи. Це підводить нас до проблеми втрати уваги та загублених тем. Це може вплинути на вашу роботу та додати більше ризиків, яких можна було б уникнути. Ми домовилися запрошувати на зустрічі не всю команду, а лише тих спеціалістів, на чию роботу безпосередньо впливає предмет обговорення. Так ми вб’ємо двох зайців: всі учасники будуть залучені і ви заощадите робочий час решти команди.

Хай люди керують! Залежно від етапу планування, дозвольте іншим членам команди або керівникам представити своє бачення, сприяйте обговоренню, пов’язаному з їхньою роботою. Або дозвольте їм представити результати своїх досліджень, виконаних перед сесією планування.

Є лише один спосіб з’їсти слона—шматочками. Немає необхідності обговорювати все і відразу. Переконайтеся, що ви обговорюєте одне важливе питання за раз. Команда не почуватиметься виснажено і ви збережете необхідну увагу.

Завдяки правильному керуванню, загальному залученню, і можливості висловитися кожен почуватиметься потрібним і матиме вплив на проєкт. Цього результату легко досягти, якщо всі учасники розуміють мету зустрічі та робочого процесу загалом.

Чудове доповнення до правильної схеми зустрічі—планувати розгляд лише важливих питань, залишаючи менш важливі опції на потім. (Це всі знають!)

Робити правильні речі vs робити речі правильно. COVID-19 має занадто сильний вплив на нас, щоб його ігнорувати. Ми це знаємо напевно, так само, як і клієнт. Хоча не завжди легко визначити пріоритетність, наша мета—допомогти клієнтам вирішити, що створює цінність, а що ні. Ми як професіонали не тільки розробляємо те, що хоче клієнт або спонсор проєкту. Ми раді розробляти хороші продукти та послуги, які мають вплив і змінюють світ на краще.

Ось інструменти, доступні для належного бізнес-аналізу та правильної розробки вимог:

• Мозковий штурм
• Інтерв’ю
• Фокус-групи
• Анкетування та опитування

Добре було б мати стовідсотково точну оцінку проєкту та надійні зобов’язання ваших команд? Закладаюся, що так!

Нажаль, це було неможливо раніше і не станеться найближчим часом. Але ефективність віддаленої взаємодії залежить від керівників проєктів. Сьогодні ми маємо прагнути зробити планування ще ефективнішим, ніж воно було до пандемії, коли ми могли зібрати всю команду за лічені хвилини. О, старі добрі часи!

Правильні інструменти, правильні оцінки. Для тих, хто працює у світі agile/scrum, є багато інструментів, які ви вже знаєте та використовуєте регулярно. (Вітання Story Points!) З іншого боку, для інших підходів існує не так багато популярних інструментів. Але класичні методи оцінки нікуди не зникли—вони все ще доступні та досить конкурентоспроможні:

• Проведення аналогій

Цей метод добре працював до пандемії і можливо досі працює. Але остерігайтеся порівнювати майбутні проекти з минулими, реалізованими до пандемії. З’явилися нові обмеження, які раніше взагалі не враховували.

• Параметричний метод

Надійний варіант, класичний для більшості моїх колег. Його легко масштабувати для будь-яких майбутніх активностей. Деякі з моїх колег звикли покладатися на приклади з минулого, використовуючи параметричну оцінку. І, як було сказано вище, минулі випадки іноді можуть спричинити ризики, які не завжди враховуються.

• До дна! (Знизу нагору)

Це мій особистий варіант для випадків, що не відносяться до agile, або корпоративних проєктів. Аналіз, що починається з найнижчого можливого рівня деталізації, дає чудовий огляд можливостей у підсумкових точках. Добре працює для того, щоб команди були залучені та могли бачити цілісну картину і безпосередньо мету. Як на мене, цей спосіб оцінки дозволяє передбачити багато ризиків, які можна успішно усунути.

Сподіваюся, вам це допоможе. Якщо захочете щось запитати чи обговорити, зв’яжіться зі мною.

Будьте в безпеці та будуйте плани!