Фреймворк рекрутингу. Частина 2

Це друга стаття про фреймворк рекрутингу. Якщо коротко, це набір рекомендацій щодо того, як створити ефективний алгоритм рекрутингу.

Як і під час розробки програмного забезпечення, наш фреймворк включає три рівні: фронт-енд, бізнес-рівень і бек-енд. Сьогодні ми поговоримо про останні два.

– Алгоритм рекрутингу. Як ми переводимо кандидатів з одного етапу на інший, які етапи вони проходять і на яких умовах, які фахівці залучаються. Найкраще візуалізувати алгоритм у формі діаграми—просто, зрозуміло та можна побачити зв’язки.

– Правила наймання та онбордингу: як ми робимо офер, організовуємо інтерв’ю, готуємо людей до них, збираємо та надаємо фідбек.

– Комісійні: як рекрутингова команда отримує винагороду за роботу.

– Пріоритезація роботи: як ми розподіляємо вакансії, хто отримує певну позицію і чому.

– Методика рекрутингу: як щоденно працює команда рекрутингу, яких ритуалів дотримується.

– Опрацювання внутрішніх і зовнішніх рекомендацій.

– Автоматизація: які опції рекрутингу автоматизовані за допомогою спеціальних інструментів.

– Інтеграція з іншими функціями: бухгалтерія, HR, маркетинг, продажі, впровадження.

– Стратегічне планування та прогнозування, бюджетування.

Розглянемо ці елементи детальніше.

Що можна автоматизувати?

• Пошук і встановлення контакту
• Публікація вакансій—від ATS компанії (applicant tracking system—системи відстеження прогресу кандидатів) до вебсайтів для пошуку роботи та/або майданчиків розміщення вакансій
• Автоматичні відповіді. Не завжди існує можливість особисто відповісти всім кандидатам, особливо коли ринок настільки активний. Тому важливо мати стандартну автоматичну відповідь: «Ми отримали ваше резюме і зв’яжемося з вами, якщо знайдемо відповідні пропозиції». Таким чином кандидат не почувається, наче його ігнорують, але й ми не обіцяємо, що обов’язково відповімо
• Підбір кандидатів на навичками в ATS. Система є нашим джерелом, це перше місце, яке ми починаємо досліджувати, коли відкривається нова вакансія. Якщо наша система може підібрати кандидатів на нову вакансію, це також економить час і гроші
• Призначення інтерв’ю
• Акумуляція фідбеку
• Створення оферів

Практики, які ми можемо реалізувати:

• Канбан дошка для призначення вакансій. Містить окремі секції для кожного рекрутера і окремі картки для кожної вакансії: картка включає пріоритет, термін, статус, тощо
• Налаштування беклогу. Усі вакансії, над якими ми зараз не працюємо, повиннні мати певний пріоритет, щоб було зрозуміло, яку вакансію потрібно взяти в обробку далі
• Щоденні коротки наради
• Визначення мети для рекрутингового спринту на місяць
• Щомісячні ретроспективи
• Ітерації сорсингу. Можливість знайти ідеального кандидата, який відповідає всім вимогам одночасно, трапляється дуже рідко. Тому потрібні ітерації—знайдіть певну кількість людей, перевірте, чи відповідають вони визначеним вимогам, внесіть корективи та повторіть
• Швидкий рекрутинг. Сучасний ринок дуже швидкий, ловитимеш ґав—програєш. Існують певні бюрократичні моменти, які можуть уповільнити процес, наприклад, етапи схвалення оферу, важкі тестові завдання, що потребують багато часу, або етапи співбесіди, що повторюються. Чим швидше ми приймаємо рішення та просуваємо кандидата, тим вищі наші шанси найняти його раніше за наших конкурентів. Швидкий рекрутинг вирішує цю проблему: оцініть, скільки часу ви витрачаєте на кожен етап, проаналізуйте критичні місця, знайдіть проблеми та спробуйте їх усунути
• Принцип KISS: keep it stupid simple—хай це буде просто і нудно. Спростіть все, що можна спростити

Раз на рік, у грудні або у січні, ми аналізуємо, скільки витратили за минулий господарський рік, і плануємо витрати на наступний. Дві основні речі, які потрібно взяти до уваги—це плани щодо наймання та необхідний розмір команди рекрутингу.

Є статутні витрати: зарплата рекрутерів, страхування, оплата облікового запису рівня преміум на LinkedIn, інструменти з відкритим кодом, ATS, підписка на дошки вакансій. Ці витрати відносно не змінюються протягом усього року. Також є витрати які змінюються: наприклад, оплата послуг агентств, фрілансерів, витрати на конференції, відрядження, рекламу, тімбілдінг. І не забудьте про резерв. Ми не можемо передбачити все, тому потрібно мати запасний варіант і узгодити його з топ-менеджментом.

І останнє, але не менш важливе, це показник CPH (cost per hire—вартість окремого наймання). Його можна розрахувати, лише виходячи з реальних витрат. Ми відстежуємо всі витрати за рік, потім ділимо їх на кількість найнятих на місяць фахівців і бачимо, скільки коштує окрема особа. Також це можна робити щомісяця та щокварталу. Виходячи з вартості найму, ми можемо зрозуміти, коли працівник почне приносити прибуток компанії та наскільки ефективно загалом працює рекрутинг.

Наші стейкхолдери—це люди, які відкривають вакансії: представники відділу продажів, топ-менеджмент, керівники, менеджери проектів, менеджери по роботі з клієнтами, зовнішні клієнти. Вони хочуть повної видимості—щоб розуміти, що відбувається з вакансією, коли вони можуть очікувати найму фахівця та чи існують якісь труднощі. Інформаці—це все, стейкхолдер має відчувати контроль.

Практики, які ми можемо застосувати для досягнення цього:

• Роз’яснювальні зустрічі
• Прогнози щодо наймання
• Щотижнева синхронізація
• Звіти про хід роботи
• Мозкові штурми щодо наймання—у випадках, коли існують певні ускладнення. Команда збирається разом і обговорює варіанти – додаткові інвестиції, збільшення кількості рекрутерів, більша пропозиція винагороди, тощо

ATS (Applicant Tracking System—система відстеження кандидатів)

Зазвичай компанії працюють наступним чином:

• Не використовують ATS, тільки таблиці Excel
• Купують підписку на сторонній продукт
• Розробляють власну систему обліку

Який варіант кращий? Важко сказати. Звичайно, спеціальне програмне забезпечення створюється відповідно до власних потреб і запитів. Натомість комерційні продукти може бути важко налаштувати. Інакше кажучи, ви або підлаштовуєте процеси під продукт, або створюєте продукт, який відповідатиме вашим процесам—залежно від того, який варіант простіший та економічно ефективніший.

Якщо ви обираєте комерційну АТS, зверніть увагу на такі аспекти:

• У системі має бути передбачений зручний механізм пошуку
• Завантаження даних до системи або вивантаження має легко виконуватися
• Краще, коли гнучке налаштування розробляє ваша власна команда
• Система має інтегруватися із зовнішніми сервісами—інструментами бухгалтерського обліку, HR, системами та сервісами пошуку роботи
• Рутинні завдання, які виконують вручну, мають бути автоматизовані
• Сучасний інтерфейс користувача, високий рівень зручності
• Наявність мобільної версії
• Аналітика
• Уважна підтримка клієнтів
• Адекватна ціна

Інструменти і технології

Це широкий діапазон засобів—починаючи від базових листів для клієнтів до складних інструментів сорсингу, сервісів розміщення вакансій, інструментів підвищення продуктивності.

Неможливо не відстежувати певні показники, тому що ми повинні звітувати стейкхолдерам про власну роботу. Без аналітики ми не можемо зрозуміти, чому певний підхід не працює або що потрібно покращити.

Що потрібно відстежувати:

• Швидкість

Час закриття/найму/виконання, час на етапі.

• Кількість

Коефіцієнт конверсії у рекрутинговій воронці, ефективність команди та окремого консультанта (результати сорсингу, встановлення зв’язку, представлення кандидатів, офери, наймання).

• Якість

Рівень прийняття оферів, якість найму, ефективність каналів рекрутингу.

• Сегмент

За рекрутером, проектом, менеджером, технологією, місцем розташування, стажем.

• Бюджет: вартість наймання

Як відстежувати показники:

• Збирайте й аналізуйте дані історії наймання;
• Встановіть контрольні показники та порівнюйте їх із даними ринку;
• Налаштуйте бажаний рівень показників;
• Регулярно формуйте аналітику;
• Порівнюйте фактичні показники із запланованими;
• Шукайте шляхи вдосконалення.

Вітаємо, місію виконано: ми створили фреймворк для рекрутингу!

Але завжди існує простір для вдосконалення. Крім того, ринок, технології та процеси постійно змінюються та рухаються вперед. Також це лише зразок фреймворку, після розробки його потрібно налаштувати відповідно до процесів вашої компанії, щоб він був ефективним.

Ви завжди можете продовжити:

• автоматизувати рутинні процеси, які виконуються вручну;
• реалізувати наставництво та навчання вашої команди;
• працювати над брендом HR/рекрутингу та репутацією компанії;
• тестувати нові інструменти рекрутингу, адаптувати ті, які виявилися корисними та ефективними;
• покращувати показники і процес роботи з кандидатами.

Удачі, колеги!